En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la sociedad establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.1.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:

IMEDICAL SERVICES S.A.S. sociedad comercial identificada con NIT. 901.127.736 – 7 se constituye como una empresa colombiana,cuyo objeto social consiste en la prestación del servicio de uso del software hospitalario en la nube denominado “iMedicalCloud”.

• DIRECCIÓN FÍSICA: Carrera 36 No 10 B 171, Medellín – Antioquia.
• PÁGINA WEB: www.imedicalservices.com
• TELÉFONO: +57 (1) 314 874 6461.
• CORREO ELECTRÓNICO: info@imedicalservices.com

2. OBJETIVO

La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre RESPONSABLE y TITULARES con relación al tratamiento de su información; Informar a los TITULARES de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
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3. ALCANCE

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de IMEDICAL SERVICES S.A.S., como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales.

4. DEFINICIONES

• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella enarchivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,uso, circulación o supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del TITULAR para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del TITULAR con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre labase de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE del tratamiento.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debeser informada al TITULAR.
• Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del TITULAR. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del TITULAR a obtener del RESPONSABLE del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que leconciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadaspor el TITULAR y/o por las personas previstas en la ley.
  
  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los TITULARES o terceros autorizados conforme a la ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el RESPONSABLE del tratamiento o Encargado del tratamiento aque se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesariaspara otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con algunade las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los TITULARES de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al RESPONSABLE del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquelloscuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley.
• Ser informado por el RESPONSABLE del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el RESPONSABLE o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, IMEDICAL SERVICES S.A.S., recolectará la autorización previa e informada del TITULAR, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del TITULAR no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DEBERES DE IMEDICAL SERVICES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

IMEDICAL SERVICES S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• ) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
• Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del TITULAR.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para laatención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del TITULAR, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los TITULARES.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

9.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del TITULAR o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

• Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del TITULAR del dato con el Empresa.
• Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
• Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
• Contactar a familiares en casos de emergencia.
• Dar gestión y control a la nómina.
• Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
• Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
• Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores.
• Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
• Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa de acuerdo con las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.
• Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
• Tomar imágenes y fotográficas necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
• Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
• Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
• Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar o superior a la de Colombia.
• Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
• Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
• Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
• Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
• Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.

IMEDICAL SERVICES S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo delproceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área Administrativa y Financiera y sus dependencias, con la finalidad de administrar la relación contractual entre el IMEDICAL SERVICES S.A.S. y el empleado.

IMEDICAL SERVICES S.A.S. trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con laúnica finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por IMEDICAL SERVICES S.A.S. para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, IMEDICAL SERVICES S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vezcumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

9.2 Tratamiento de datos personales de Aprendices:

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de sus aprendices y los almacena en una base de datos la cual es calificadapor la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los aprendices del IMEDICAL SERVICES S.A.S. serán:

• Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, en especial a lo dispuesto en la Ley789 de 2002 así como sus Decretos Reglamentarios.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa.
• Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices.
• Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices.
• Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa práctica.
• Contactar a familiares en casos de emergencia.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del postulante con la empresa que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.3 Tratamiento de datos personales de clientes:

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada porla Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de IMEDICAL SERVICES S.A.S. serán:

• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
• Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidadesfinancieras, terceros aliados, notarías, abogados, etc.
• Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
• Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
• Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
• Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa.
• Garantizar la prestación de servicios de desarrollo, producción y comercialización de proyectos de software.
• Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
• Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
• Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
• Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
• Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
• Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
• Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.
• Consultar como buena práctica empresarial u obligación legal, antecedentes Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de IMEDICAL SERVICES S.A.S.serán:

• Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
• Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas.
• Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
• Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias.
• Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
• Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
• Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
• Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
• Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.

IMEDICAL SERVICES S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales deempleados de los proveedores por parte de IMEDICAL SERVICES S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad ycompetencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, IMEDICAL SERVICES S.A.S. devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.4 Tratamiento de datos personales de accionistas

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificadapor la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:

• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
• Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
• Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.
• Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

9.5 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso:

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes a través de planillas y encuestas que pueden incluir datos personales sensibles. Dicha información es almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de IMEDICAL SERVICES S.A.S.serán:

• Asegurar el ingreso a las instalaciones del Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
• Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
• Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior del Empresa.
• Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

De acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud yProtección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplidala finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

9.6 Tratamiento de datos personales de la Página Web

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una basede datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuandouna Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de IMEDICAL SERVICES S.A.S. serán:

• Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.
• Publicar eventos o noticias de interés.
• Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.
• Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
• Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales ocontractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.7 Tratamiento de datos personales de Registro de Video Vigilancia

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta datos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular ocuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en los registros de Cámaras de Vigilancia de IMEDICALSERVICES S.A.S. serán:

• Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
• Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
• Controlar y monitorear el ingreso, permanencia y salida de empleados, contratistas, proveedores y personas que nos visitan en las instalaciones de la empresa.
• Como prueba filmográfica cuando sea solicitada por un ente regulador.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a IMEDICAL SERVICES S.A.S. como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento dedatos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a 30 días contados a partir de su recolección deacuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.8 Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes:

IMEDICAL SERVICES S.A.S. cuenta con un registro de Prospectos de Clientes, cuya información ha sido recolectada por parte deEmpresa previa autorización expresa del Titular a través de eventos o a través del diligenciamiento de solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos. IMEDICAL SERVICES S.A.S. almacena dicha información en una base de datos la cual es calificada por la empresacomo de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Prospectos de Clientes de IMEDICAL SERVICES S.A.S. serán:

• Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
• Enviar información de proyectos ofertados por la empresa a las personas interesadas.
• Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Empresa para acceder a un proyecto, convenio o contrato.
• Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de marketing.
• Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los titulares.
• Para realizar informes de gestión y estadísticas internas.
• Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas, quejas y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de datos).

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

9.9 Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección:

IMEDICAL SERVICES S.A.S. recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por el Empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados porIMEDICAL SERVICES S.A.S. serán:

• Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
• Envío de comunicaciones programadas por el Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
• Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
• Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
• Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
• Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.